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benefícios do BPM

Benefícios do BPM

Importância do BPM (Business Process Management), benefícios e primeiros passos.

O BPM não é apenas uma metodologia para melhoria de processos. É um sistema de gerenciamento e deve ser utilizado para que se tenha uma forma nova de pensar, inovar e mudar paradigmas. Integra metodologias conhecidas, trazendo uma visão completa e sistema de toda a organização: organiza, estrutura e conduz o negócio.

O BPM deve ser pensado de modo a permear todos os processos da organização e, assim, permitir o seu desenvolvimento. Mas, no final das contas, para que serve o BPM? Serve para agregar valor aos CLIENTES.

Mas então, só pensa em clientes? Sim! Clientes internos e externos. Quando pensamos em clientes internos, melhoramos a organização, porque a comunicação, as relações, as interfaces ficam mais definidas e práticas. E o cliente externo é a razão de viver da organização, não é mesmo?

As organizações necessitam melhorar sua capacidade de antecipar e se adaptar as necessidades do mercado e de clientes. Para fazer isto, precisam conhecer seus processos e sua capacidade de flexibilização, tendo maior agilidade nas mudanças necessárias.

Mas apesar de tudo isso, a aplicação do BPM passa por algumas quebras de paradigmas. Principalmente dos trabalhadores que acreditam que, quando disponibilizam seu conhecimento para estruturar todo o negócio, podem perder suas posições. Mas esta ideia não está correta. Isto porque se pretende, justamente, deixar o que não é necessário de lado e permitir que o profissional evolua, trazendo coisas novas para a organização e ficando cada vez mais necessário devido ao seu constante aperfeiçoamento e inovação.

O BPM mostra uma nova forma de visualizar a organização e seus negócios, uma vez que compreende todo o trabalho executado para entregar o produto/serviço independente do setor da empresa. A avaliação do negócio passa pelas estratégias macro das diretorias e vai até o passo-a-passo que deverá ser executado dentro de cada atividade que compõe todos os processos da organização. Quando se conhecem os processos, fica mais fácil descobrir os pontos de melhoria e fazer a mudança necessária para melhorar a cadeia de valor do processo. Assim, passamos a chamar de processo tudo o que entrega valor para o cliente, em toda a cadeia do produto/serviço. A Figura 1 apresenta como os processos são vistos dentro do BPM. Há uma esfera de planejamento, que engloba Processos e subprocessos e há uma esfera que já entra em competências especializadas.

A visão lógica do processo é a parte da estratégia da organização. Já a função física é o que precisa ser feito para que o produto ou serviço seja entregue de maneira adequada ao cliente. Na figura 1 a visão física está desmembrada até chegar em seu menor nível.

benefícios do BPM

Figura 1-  Apresentação do modo em que são vistos os processos dentro do BPM

A aplicação do BPM traz muitos benefícios para a organização e para as pessoas que estão na empresa. Quando se trata de BPM dentro da organização, os profissionais devem ser orientados para o resultado do processo, para atingir um fim, buscando o desenvolvimento de cada pessoa.

Benefícios do BPM

Para a organização, os benefícios são:

  • Definição clara de responsabilidade e propriedade;
  • Rapidez nas respostas de demanda de mercado;
  • Uniformidade nas ações;
  • Facilidade de determinar oportunidades de controle e redução de custos;
  • Aumento do desempenho de processos;
  • Profissionais com maior conhecimento de processo, permitindo melhoria nas atividades.

Benefícios para os clientes:

  • Melhora a satisfação do cliente, porque a organização está mais apta para entender e atender suas necessidades;
  • Os profissionais se sentem mais valorizados e buscam melhorar os processos, o que atenderá melhor a expectativa do cliente.

Ainda existem benefícios para as pessoas que estão em organizações com BPM:

  • Conhecem melhor seus papéis e responsabilidades;
  • Possuem o conhecimento da ferramenta adequada (recursos necessários para a execução do seu trabalho;
  • Maior contribuição com os resultados da organização e com isso maior visibilidade e reconhecimento.

A aplicação de BPM nas organizações não é nada fácil, mas pode trazer resultados excepcionais. O BPM trata os processos de negócios como ativos da organização. Os objetivos organizacionais podem ser alcançados pela definição, desenho, controle e transformação contínua de processos de negócios. Para que a aplicação do BPM tenha êxito, é necessário que a liderança executiva apoie e patrocine a implementação, porque quer investimento nas capacidades de negócio, em tecnologias (como meio de atingir objetivos) e a manutenção da aplicação cíclica do sistema.

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Implantação do BPM

Apesar de necessitar de grande dedicação, muitas empresas já possuem algumas ferramentas que o BPM prega serem importantes. Antes de iniciar qualquer análise de processos, a empresa precisa saber realmente quem é, onde quer chegar e quais serão os meios utilizados. Ou seja, nos bons e velhos conhecidos, Missão, Visão e Valores. Mas estes não devem ser apenas escritos para serem fixados nas paredes das salas de reunião. Devem ser escritos para serem seguidos.

A Missão deve representar o motivo da existência da empresa. Se for para entregar um produto, qual produto e como este será entregue. O mesmo serve para serviços. A missão de uma empresa é o motivo pelo qual tantas pessoas estão trabalhando todos os dias.

A Visão mostra onde a empresa quer chegar no seu futuro. Ser a maior em produção, melhor em serviço… tudo isto está de acordo, mas precisamos colocar em quanto tempo a empresa chegará lá. Se não tivermos um prazo, o futuro pode ser amanhã ou daqui há 50 anos! Assim, a visão deve ser (como exemplo) a melhor escola de Tecnologia da Informação do Brasil com conceito 5 do MEC em 3 anos.

E os valores devem ser realmente seguidos para que o processo faça sentido. Não adianta colocarmos valores que a alta gerência não se importará. Uma vez que ela não se importa com estes valores, a organização entende que não é necessário segui-los.

A implantação do BPM está associada à outras metodologias como Six Sigma, PDCA, MASP. A ideia desta junção é deixar ainda mais claro as possibilidades que podem ser encontradas dentro dos processos das organizações. Isto porque estas metodologias nos permitem visualizar de forma mais adequada as funções de cada processo, determinar a métrica correta para determinar o sucesso de cada processo, analisar a melhor forma da condução da atividade/tarefa e processo, melhorar sempre, baseado em resultados anteriormente conhecidos, criar controles dos processos para se ter a certeza que se está seguindo pelo caminho definido, e também permite, se for o caso, redesenhar os processos que não estão atingindo seus objetivos.

Mesmo a escolha destas metodologias, que serão as ferramentas do BPM, devem ocorrer de acordo com algumas perguntas principais. A saber:

1)      Para quem faremos melhorias?

2)      Para que faremos melhorias?

Quando estas respostas forem respondidas, é possível passar para a etapa da escolha dos métodos que serão utilizados.

Estes métodos podem garantir estabelecimento, desdobramento e controle de diretrizes. Sendo que, diretrizes são utilizadas para assegurar a consistência do desdobramento de metas, para que os indicadores utilizados na avaliação da implementação das estratégias estejam de acordo com aqueles utilizados na avaliação do desempenho dos processos. Os exemplos destes métodos são: CEP- Controle Estatístico de Processos, Balanced Scorecard e normas ISO.

Também existem métodos baseados em redesenho de processos. Estas metodologias visam levar os processos a uma estruturação de “fora para dentro”. Isto porque tem a necessidade de modificar a possibilidade de alcançar as metas e estratégias organizacionais para satisfazer o cliente. Ou seja, o sucesso está no olhar de fora, do cliente. Este tipo de abordagem pode ser utilizada em processos com inícios e fins conhecidos. A ideia é melhorar o fluxo de trabalho e de processo para se ter uma melhoria tangível dentro da organização. As metodologias utilizadas neste tipo de análise mais comumente conhecidas são PDCA e MASP.

Sempre que alguma metodologia for aplicada é necessário ter em mente a necessidade de melhoria que se deseja alcançar. Não adianta termos processos robustos que aplicam CEP perfeitamente ou especialistas em Six Sigma, se o direcionamento da organização quanto ao que é necessário não estiver claro.

Por isso, antes de mais nada, é necessário verificar se os objetivos e metas que foram propostos estão de acordo com a Missão e Visão da empresa. Também é necessário deixar claro que as metas são necessárias para levar a organização como um todo para atingir a Visão pré-determinada. É necessário ressaltar que a definição de metas deve seguir alguns passos importantes para que sejam realmente boas metas.

Antes de mais nada, devem ser coerentes com os objetivos a que a empresa se propôs. Mas existe uma metodologia prática para auxiliar na confecção de metas, que é conhecido como método SMART. Este método é composto por um acróstico de palavras em inglês que nos levam a ter metas bem definidas e fáceis de serem compreendidas. Na figura 2 temos o desenvolvimento deste acróstico. Se a meta desenhada tiver estes 5 tópicos, possivelmente ela terá maiores chances de ser atingida, porque está bem delineada.

benefícios do BPM

Metas devem ser específicas, ir direto ao ponto. Precisam ter um critério de medida, para sabermos se foi atingida. Não deve ser algo impossível para não causar desmotivação às equipes. Precisa ser uma meta que realmente impactará no resultado da área e ainda, da empresa para que os empregados se sintam motivados a atingi-las. E também precisam de um prazo para serem atingidas.

Conclusão

Todos os aspectos mostrados neste artigo devem ser orientativos para entendermos a importância da utilização do BPM nas organizações. O BPM é muito maior que metodologias isoladas, porque visa levar a organização a outros patamares de qualidade e produção. O BPM serve para conduzir a organização para o atingimento da sua Visão de futuro, sempre agregando valor ao seu cliente. Quer seja interno ou externo. Mas para conseguir implantar de forma correta é necessário verificar o que se pretende com esta implantação. É neste ponto que devemos responder as perguntas levantadas no item Implantação. De acordo com as respostas fornecidas, vamos levar o BPM aos caminhos descritos anteriormente. Independente do caminho a ser seguido, precisamos saber o que devemos atingir. Para tanto, a definição de metas é um dos itens mais importantes para a implantação do BPM, qualquer que seja o tipo de organização. Se não sabemos para onde queremos ir, não teremos ideia de qual caminho seguir.

A implantação do BPM é uma decisão que modificará, em muito a organização e que a alta gerência deverá participar ativamente para que se consiga resultados satisfatórios.

Professor autor: Denise Schwantes