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Dicas de modelagem BPMN para automatização de processos de negócio em BPMS

Modelar processos de negócio utilizando a notação BPMN (Business Process Model and Notation) se tornou uma das principais ferramentas nas empresas para permitir a identificação de como o processo atual (ASIS) está sendo executado.

Os gaps e oportunidades de melhoria identificados da fase de análise, servem de insumo para que os analistas de processo realizem também a modelagem de um novo processo de negócio (TOBE) que será implantado. Muitos desses processos têm como principal objetivo a automatização em soluções de BPMS para permitir o controle e monitoramento da execução ponta-a-ponta dos processos de negócio e de seus indicadores (KPI).

Porém, as equipes de Tecnologia da Informação (TI), responsáveis por desenvolver as automatizações, se deparam com processos modelados em BPMN que não seguem boas práticas e que dificultam a automatização nas suítes de BPMS de mercado. Podemos citar como exemplos a utilização de simbologias que não pertencem a BPMN, a modelagem de passos em vez de tarefas, dentre diversas outras más práticas. Essa situação decorre do desconhecimento de alguns analistas de processo da notação BPMN e de características das suítes de BPMS (Business Process Management System).

Vamos tomar como exemplo uma suíte de BPMS, que é uma das mais acessíveis do mercado e que está disponível para utilização sem custos desde a modelagem dos processos em BPMN, simulação e também testes de automatização e pequenas escalas. Estamos falando da solução Bizagi, disponível através de seu site para download das soluções Bizagi Modeler ou Bizagi Studio versão 11.1.

Na solução Bizagi Modeler, o analista de processos pode produzir desenhos de processos em BPMN que estão corretos do ponto de vista da notação. No caso abaixo, temos um simples processo de negócio, a título de exemplificação, que demonstra a comunicação entre cliente e uma empresa do ramo de call center. Pode-se observar que o desenho em BPMN do processo de negócio apresenta duas piscinas no mesmo diagrama, conforme é previsto pela notação BPMN segundo a OMG (Object Group Management), a qual é responsável por manter e evoluir a notação BPMN. Temos duas piscinas, pois o processo demonstra a interação entre dois atores totalmente distintos.  

BPMN

Figura 1: Exemplo BPMN produzido no Bizagi Modeler

Quando realizamos a importação do desenho apresentado na Figura 1, representada anteriormente já na outra solução Bizagi Studio, podemos observar que a automatização do nosso processo de negócio não se dará exatamente da mesma forma que foi desenhada pelo analista de processo. Isso ocorre porque a maioria das soluções de BPMS não permite que a equipe de Tecnologia da Informação (TI) realize a automatização de um desenho de processo de negócio, o qual contenha mais de uma piscina no mesmo diagrama.

Pode-se observar na Figura 2, que ao importarmos o processo de negócio na solução Bizagi Studio, é apresentada uma tela para que seja selecionada de forma separada a criação dos processos de negócio dentro da suíte BPMS em questão.

Vale ressaltar que, do ponto de vista de automatização, não haverá problemas em ter as piscinas em diagramas de processos de negócio separados fisicamente. Contudo, quando o analista de processo não tem conhecimento dessas restrições impostas pelas soluções de BPMS, existe um sentimento por parte do analista de processo de que o processo automatizado não será o mesmo que foi proposto na fase de desenho (considerando aqui o ciclo de vida descrito no CBOK versão 3.0).

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Figura 2: Restrição de importação Bizagi Studio

Após a importação do exemplo no Bizagi Studio, tem-se dois diagramas segmentados por processo de negócio conforme demonstrado na Figura 3.

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Figura 3: Exemplo processos importados Bizagi Studio

O leitor desse artigo pode estar pensando que essa restrição ocorreu porque o desenho do processo de negócio foi realizado no Bizagi Modeler e depois importado no Bizagi Studio. Logo, seria racional pensar que se o desenho do processo em BPMN fosse realizado diretamente no Bizagi Studio essa restrição não ocorreria. Contudo, conforme demonstrado na Figura 4, pode-se observar que a própria suíte de BPMS já restringe a utilização de apenas uma piscina por diagrama, eliminando assim a possibilidade de termos em um mesmo diagrama mais de uma piscina, o que na prática representa mais de um processo de negócio segundo a BPMN.

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Figura 4: Restrição de modelagem Bizagi Studio

Ainda utilizando como exemplo a suíte Bizagi, poderíamos elencar diversos outros exemplos onde uma modelagem de processo de negócio que considere apenas a notação BPMN padrão, enfrentaria um handoff entre o que foi desenhado e o que foi automatizado. Alguns seriam até mais críticos, pois a notação BPMN possui uma simbologia extensa e as soluções de BPMS ainda não estão em um nível de maturidade suficiente para suportar todos esses elementos do ponto de vista de automatização.

Apesar do artigo em questão ter utilizado a suíte Bizagi Studio na versão 11.1 como exemplo, é importante ressaltar que outras soluções de BPMS do mercado como Oracle, IBM, dentre outras também apresentam restrições que precisam ser de conhecimento dos analistas de processo já no início dos projetos que têm como objetivo a automatização nessas suítes de BPMS.

As empresas e times de analistas de processo precisam buscar conhecimentos especializados para terem sucesso na modelagem BPMN e automatização de processos de negócio em BPMS. Nesse sentido, cursos como MBA em Análise de Processos de Negócio  podem apoiar em muito para que se tenha sucesso em entregar processos de negócio automatizados e que realmente traga retorno de investimento a todas as partes interessadas.

Professor autor: Diovani Luiz Merlo

Referências:

SILVER Bruce. BPMN METHOD & Style. 2ª  Edition, 2011

OMG. Business Process Model and Notation, v2.0, 2011.

CBOK versão 3.0

Suite BPMS escolhida para o artigo