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Gestão de projetos em ERP, funciona na prática?

Anos de projetos entregues, de experiência e amadurecimento, de problemas e soluções… isso tem o seu valor.

“Mais um projeto de implantação de Sistema de Gestão Integrado ou mais comumente conhecido como ERP, esse vai ser moleza.” Será? Ou, “mais um projeto de implantação de ERP, ‘punk’, esse vai ser pedreira!” Será mesmo?

Anos de experiência, inúmeros projetos entregues e nunca um projeto se repetiu.

Um projeto pode ser grande, como:

  • Uma implantação do zero (a empresa não tinha sistema integrado ou é uma empresa nova);
  • Uma troca de ERP;
  • Uma migração de versão.

Ou ele pode ser menor, como:

  • A implantação de um novo módulo (em geral ERPs são modulares);
  • O desenvolvimento de funcionalidades para atender demandas específicas do cliente;
  • Uma mudança de processo para reduzir os custos (com as crises financeiras isso está em alta);
  • Pode ser para atender uma nova legislação (e no Brasil isso é muito corriqueiro – não vou nem falar de SPEDs, Bloco K, eSocial…).

Enfim, a gama de projetos relacionados com ERP é enorme, e ainda existem inúmeros fatores que podem alterar o perfil de um projeto, tais como:

  • O perfil do cliente;
  • Os módulos e/ou funcionalidades contratadas;
  • A maturidade da gestão da empresa;
  • A participação dos stakeholders (aqueles que deveriam estar envolvidos com o projeto);
  • O prazo para a entrega;
  • O apoio da alta administração;
  • A equipe de projeto.

Imagine se cruzarmos todas essas variáveis?! Estaríamos então diante das possibilidades de projetos relacionados com os ERPs. Sendo assim, qual a melhor forma de conduzir um projeto de ERP? Me arrisco a cravar uma resposta assertiva em uma única palavra: DEPENDE.

Depende de diversos fatores. E o uso de uma metodologia pode ser um grande fator de sucesso na gestão de um projeto de ERP.

Assim, como existem diversos tipos de projetos, existem diversas metodologias de gestão de projetos de ERP, que podem estar alinhadas com as metodologias tradicionais, como PMBOK e PRICE2, ou alinhadas com as metodologias ágeis como SCRUM e PROJECT MODEL CANVAS.

Tanto o gerenciamento de projeto tradicional quanto o gerenciamento de projeto ágil têm suas vantagens. Não é uma questão de ser bom ou ruim, mas sim, a forma como será aplicado cada um dos métodos. De uma maneira geral, o gerenciamento de projeto tradicional é mais indicado quando aplicado em grandes projetos, já o gerenciamento de projeto ágil é considerado melhor se aplicado em projetos menores e de menor complexidade.

Conforme a 27ª Pesquisa Anual do Uso de TI de 2016, elaborada pelo professor Fernando S. Meirelles, o mercado nacional de ERP é dominado pela brasileira Totvs, com 35% do mercado, seguida de perto pela alemã SAP, com 31% e, já um pouco mais distante, na 3º posição, a americana Oracle, com 15% do mercado.

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Fonte: 27ª Pesquisa Anual do Uso de TI

Sendo que as metodologias desses três principais players (Totvs, SAP e Oracle) estão baseadas no PMBOK® Guide (Guide to the Project Management Body of Knowledge).

O conhecimento em gerenciamento de projetos vem sendo cada dia mais difundido e requisitado aos profissionais. O conhecimento das técnicas e melhores práticas existentes aliados a ferramenta, e uma metodologia de implantação elaborada para atender as características dos projetos da empresa, trazem maior possibilidade de garantia de melhor qualidade no gerenciamento dos projetos. O uso de metodologia consiste na reunião das técnicas de planejamento, organização e coordenação pregadas pelo PMI, estruturada de acordo com a experiência da equipe em implantação de sistemas ERP e sempre visando atingir os resultados esperados na implementação dos projetos.

Diversos são os “frameworks” (apesar das diversas definições, vou considerar como sendo um modelo conceitual) disponíveis e para cobrir todas as etapas de um projeto de implantação de ERP vou adotar o modelo a seguir, a final, eu participei da elaboração do mesmo e já o utilizei inúmeras vezes.

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Conforme afirmei, anteriormente, não quero dar uma receita de bolo para a condução da gestão de um projeto de ERP, a final DEPENDE de uma série de fatores, mas apenas sinalizar que o uso de uma metodologia poderá ajudar, em muito, a conduzir de maneira mais satisfatória o projeto, a fim de atingir os objetivos inicialmente traçados. A seguir vou descrever, de maneira bem sucinta, 5 fases para a gestão de projeto ERP:

  1. Preparação do Projeto:Nesta fase o projeto é entregue à consultoria que irá executá-lo. São definidos as equipes e o ambiente de trabalho e feito o alinhamento do projeto com a diretoria da empresa. O passo final é o Kick-Off (reunião de início), que visa apresentar todas as informações referentes ao projeto, integrar as equipes e motivar as pessoas para resultados.
  2. Modelagem da Solução: Esta fase consiste em realizar o levantamento dos requisitos de negócio da empresa, identificando os processos e regras da empresa para aplicá-las ao escopo adquirido. Nesta etapa são realizadas entrevistas e reuniões para conhecer os processos de todas as áreas da empresa bem como as possíveis lacunas (Gaps) no processo. São definidos o modelo de negócio e desenho da aplicação (Business Blueprint) e homologado esse modelo que irá nortear a parametrização e utilização do sistema.
  3. Execução: Consiste em definir e instalar os produtos adquiridos, além de realizar o repasse das informações a equipe de TI e aos usuários chaves. Consiste, também, em realizar os treinamentos e cadastros das informações pertinentes aos módulos a serem utilizados de acordo com as informações levantadas na fase de modelagem e aprovadas na modelagem da solução.
  4. Preparação Final: Nessa fase serão refinados os procedimentos e todas as questões que envolvem a entrada do sistema em produção. Essa etapa compreende realizar a carga de todos os saldos em base real, preparando para entrada em produção. Também é feita a formalização entre as equipes sobre a liberação do sistema para utilização por toda a empresa.
  5. Entrada em Produção e Operação Assistida: Na quinta e última fase da metodologia os consultores acompanharão as primeiras atividades dos usuários com a utilização do novo sistema. Também será realizado o acompanhamento do primeiro fechamento contábil da empresa para garantir os resultados e o acompanhamento de todo o ciclo de utilização do sistema. Reunião de lições aprendidas e enceramento formal do projeto deverão ser realizados.

E ao longo de todas as fases do projeto é muito importante o seu gerenciamento e, em geral, é feito através da figura do gerente de projetos que tem como principais atribuições: ser o responsável pela gestão do projeto, desde o planejamento das atividades, passando pelo monitoramento e controle das execuções e sempre verificando se os resultados estão conforme o planejado, tomando as ações necessárias para o alinhamento entre o planejamento e a realização.

Como disse anteriormente, muitas são as variações de um projeto relacionado aos sistemas ERP, entretanto, o uso de uma metodologia consistente pode ser um fator de extrema importância para a condução do projeto rumo ao seu sucesso. Entretanto é necessário a perspicácia para que a metodologia empregada seja aderente a realidade do projeto e do cliente. E além disso, o sucesso não é só dos gerentes de projetos, ou da consultoria ou do cliente, mas sim da equipe toda envolvida e engajada na construção do caminho que levará ao sucesso do projeto.

Então voltando a pergunta inicial: Gestão de projetos de ERP, funciona ou é um sonho, na prática? Respondendo diretamente, (popularmente diria: respondendo na lata), FUNCIONA, mas através da combinação de diversos fatores e a metodologia de gestão é o alicerce dessa construção.

Para concluir, gostaria de citar uma frase de um jogador de beisebol americano, Woody Williams: “Não importa quão excelente seja a equipe e quão eficiente seja sua metodologia, se você não estiver resolvendo o problema correto, o projeto falhará”.

Professor autor: Fernando Horta Latini