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reunião de retrospectiva

Uma boa reunião de retrospectiva é tudo que você precisa

Com uma boa reunião de retrospectiva, você consegue encontrar os problemas mais graves e promover melhorias valiosas.

Muito se discute sobre melhoria de processos, e como alcançar um estágio em que todas as pessoas do time conhecem o processo e trabalham de acordo com as melhores práticas, sem a necessidade de alguém que diga exatamente o que cada uma deve fazer.

Apesar de muitos relatos sobre empresas com processos maduros e efetivos, é impossível copiar a maneira de trabalho de um time para um outro, pois as particularidades são muitas e o que funciona num lugar provavelmente não vai funcionar em outro.

O grande desafio então é: Como encontrar a maneira ideal para o meu time trabalhar?

A resposta para essa pergunta é simples, mas desafiadora: a Reunião de Retrospectiva.

No Scrum, há quatro cerimônias:

  •         Reunião de planejamento, para definir e planejar os próximos passos
  •         Reunião diária, para que o time esteja sempre sincronizado entre si
  •         Reunião de revisão, para verificar se o produto é o melhor possível
  •         Reunião de retrospectiva, para avaliar as atividades realizadas e pensar como é possível fazer melhor na próxima iteração.

Uma boa reunião de retrospectiva expõe os problemas e desafios que o time enfrenta. O próprio time deve ser capaz de encontrar as melhores maneiras de aprimorar o trabalho realizado e adaptar-se ao contexto em que estão.

Certamente não é em uma única reunião que todos os problemas serão descobertos e resolvidos. Haverá diversas. E à medida em que o time descobre e resolve problemas, outros surgem e são resolvidos. Essa é a receita para a melhoria contínua.

Para garantir que cada reunião leve o time para um estágio melhor, é importante uma boa condução da reunião. Uma abordagem interessante para as reuniões é proposta pelo autor Paulo Carolli em seu livro Retrospectivas Divertidas. No livro ele propõe uma estrutura para produzir um ambiente amigável para que as pessoas discutam os problemas do time e consigam chegar a ações necessárias para as melhorias.

A proposta do livro é realizar a reunião em 8 passos:

  1.    Definição do contexto: Fazer a abertura da reunião e explicar o papel de cada pessoa ali. Lembrar o time de que é o principal responsável por encontrar os problemas e propor a solução. Na definição do contexto é importante colocar a situação temporal do time.
  2.    Diretiva primária: Um ponto interessante da proposta é garantir a leitura de uma frase em toda reunião, que estabelece uma postura de melhoria contínua, e não de lavagem de roupa suja e culpabilização. A diretiva proposta é: “Independente do que descobrimos, nós entendemos e acreditamos que todos fizeram o melhor que poderiam, dado o que era conhecido na época, as suas competência e habilidades, os recursos disponíveis, bem como a situação enfrentada”. Essa diretiva ajuda a sintonizar todas as pessoas no clima certo para a reunião de retrospectiva.
  3.    Energização: A energização é um momento em que uma dinâmica é realizada para “acordar” todos e dar energia para a continuidade da reunião. São brincadeiras selecionadas para ajudar na formação do espírito de equipe ou para ajudar a descontrair quando o clima estiver tenso.
  4.    Check-in: No momento do check-in é realizada alguma atividade para verificar o clima do ambiente e das pessoas. É interessante nesse momento, ver como as pessoas estão se sentindo em relação à reunião para tirar o melhor proveito possível do momento.
  5.    Prato principal: O prato principal é quando as questões do time serão levantadas e discutidas. É o momento de maior duração e importância da reunião. Tudo que aconteceu antes foi para preparar o time para esse momento. Há várias propostas de dinâmicas lúdicas que ajudam as pessoas a levantarem problemas, sem gerar um clima tenso ou conflitos entre as pessoas. Geralmente utiliza-se notas adesivas para levantar o problema, para evitar que as pessoas tenham que falar dos problemas em voz alta. Mas isso depende da estrutura e da maturidade de cada equipe.
  6.    Filtragem: Depois de identificados e levantados os principais pontos de sucesso e de melhoria da equipe, uma filtragem deverá ser realizada para separar aquilo que é mais relevante e que deverá ser trabalhado pela equipe na próxima sprint. Afinal, a equipe não vai conseguir resolver todos os problemas de uma vez. A filtragem deve ser realizada pela própria equipe com base em critérios pré-definidos. Dessa forma, garante-se que o foco será direcionado para as coisas realmente prioritárias.
  7.    Definição dos próximos passos: Depois de feita a filtragem, é importante definir as ações que serão tomadas. Toda reunião de retrospectiva deve resultar em decisões e ações a serem tomadas. Caso contrário, ela não tem valor nenhum. Nesse ponto, define-se as ações a serem tomadas e quem ficará responsável por cada uma delas. Isso garante a efetivação das ideias de melhorias.
  8.    Check-out: A reunião terminou e nesse ponto de fechamento queremos saber como as pessoas se sentem em relação à reunião. Vamos verificar se as pessoas viram real valor nas decisões da reunião e se para elas valeu a pena. É como se fosse uma “retrospectiva da retrospectiva”, um termômetro para nos ajudar a pensar como melhorar para a próxima reunião.

Uma boa reunião de retrospectiva ajuda a transformar um conjunto de pessoas, em um time capaz de encontrar seus problemas e solucioná-los, encontrando as respostas para os principais desafios. É uma maneira de melhorar a comunicação, eficiência e qualidade do trabalho da equipe.

Reunir um grupo de pessoas para falar de problemas e discutir soluções não é nada fácil, podendo ser um dos principais desafios da formação de times ágeis. Mas o esforço para atingir esse nível de maturidade certamente é recompensado com um ambiente de trabalho melhor e mais sustentável, além de mais produtividade e qualidade no trabalho.

Seja com a técnica vista aqui ou qualquer outra técnica, as reuniões de retrospectiva são um elemento fundamental de qualquer iniciativa de melhoria, pois dá autonomia e poder para o time resolver os próprios problemas, e estimula o senso de responsabilidade das pessoas.

E você, qual técnica utiliza nas suas reuniões de retrospectiva? Quais os resultados seu time conseguiu alcançar?

Professor autor: Augusto Campos Farnese