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O que é Business Intelligence e qual é a importância para os negócios?

Também conhecido como BI, essa área analisa dados de forma estratégica, melhorando planos de gestão de negócios e direcionamento de ações de marketing. Entenda!

O mundo gera dados incessantemente e nos últimos anos essa produção só cresceu: seja por causa das redes sociais, serviços em nuvem ou novas tecnologias. Com um número gigantesco de informações, a demanda por profissionais e ferramentas que consigam decodificar dados também aumentou exponencialmente. Para compreender este universo, o Business Intelligence nasceu.

Antes, decisões nos negócios eram tomadas a partir da inteligência e visão dos líderes corporativos, mas isso significava que erros eram prováveis. O processo de tomada de decisão pode ser prejudicado pela falta de dados e por não sabermos como interpretar os indicadores gerados por sistemas de informação transacionais.

Para melhorar o processo dentro de uma organização, os dados viraram peça-chave para entender as necessidades de uma empresa e seu público-alvo. Só o Business Intelligence pode transformar números em estratégias. Quer entender como?

O que é Business Intelligence?

O BI, como é chamado popularmente, é um processo de suporte às decisões de negócio a partir da análise estruturada das informações coletadas à partir de fontes diversas. O termo também se refere à  inteligência de negócio e tem como princípio a coleta dos dados, organização, análise, tomada de decisão e monitoração dos resultados. Isso acontece porque dados podem ajudar na tomada de decisão das empresas e precisam ser processados para serem entendíveis. Com a ajuda de ferramentas especiais, a decodificação dessa avalanche de conteúdo pode ser útil e gerar projetos certeiros, pontuais e rentáveis. É o que o professor do Instituto de Gestão e Tecnologia da Informação Fernando Zaidan explica.

“Atualmente, buscar, armazenar e tratar dados são estratégias essenciais em qualquer área”, diz ele. Em todas as atividades da vida moderna os sistemas de informação estão presentes e a maioria destes sistemas estão relacionados com banco de dados.

O processo de tomada de decisão às vezes é prejudicado pela falta de dados e pela demora na interpretação dos indicadores gerados pelos sistemas de informação transacionais. Por isso, é indiscutível a importância da disponibilidade das informações apropriadas durante esse percurso por meio de um conjunto de ferramentas que viabilizem escolhas mais assertivas. Sem isso, o administrador decidirá às cegas.

Porque o BI é tão importante?

O BI deve proporcionar a análise de informações e fornecer a capacidade de realizar as análises assertivas, tornando o processo de tomada de decisão mais eficiente.

A informação e o conhecimento são os pilares das empresas. Refletem a constatação de que a gestão eficiente do conhecimento organizacional é fundamental para que as pessoas possam trabalhar num ritmo mais acelerado para que possam acompanhar a velocidade do mercado.

“Utilizar somente os dados oriundos dos sistemas transacionais ou de planilhas é um erro”, comenta Fernando Zaidan. As organizações necessitam de tecnologias que possibilitam o compartilhamento de quantidades enormes de informação sem restrições ou limites geográficos ou temporais.

Quando o BI surgiu?

Os bancos de dados surgiram nos anos 70 com os propósitos de armazenar informações. O intuito era realizar operações transacionais tanto em tempo real, quanto em um intervalo de tempo e até utilizar os números para executar processos analíticos.

Já nos anos 80, com o nascimento dos Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados (SGBD) para facilitar a computação de dados, o termo Business Intelligence surgiu e os sistemas gerenciadores de banco de dados (SGBD) apareceram.

Para que serve o Business Intelligence?

Observar dados de forma analítica é  essencial para uma empresa que quer ter visões assertivas de seu negócio. O profissional de Business Intelligence, portanto, pode servir para qualquer empresa, em qualquer área, tornando-se um grande aliado na hora de solucionar problemas. Isso porque pode auxiliar na gestão de informações, otimizar processos, identificar oportunidades, prevenir riscos e reconhecer o mercado.

Além disso, ele é capaz de ajudar a minimizar perdas em um negócio, diminuir gastos e o mais importante: aumentar lucros.

O que são todos esses dados?

O fornecimento de dados é comum e recorrente para todos que usam internet. Em cada site ou aplicativo, há sistemas que coletam e processam todos os dados do usuário, como o seu perfil, de onde ele é, qual dispositivo usa, qual é a sua idade, entre outras informações.

Por exemplo, quando entramos em um site pesquisamos um produto e deixamos a plataforma, todo esse processo foi salvo em um banco de dados e pode ser analisado por um BI.

Com essa informação, o BI é capaz de analisar esses pontos e organizá-los para  produzir relatórios e explicar como leitores e visitantes estão consumindo seu produto. Isso faz com que as empresas entendam o que cada pessoa está procurando e consiga desenvolver saídas para atingi-los de forma eficaz.

Para e-commerces isso pode significar que, por meio de uma análise de comportamento, uma loja poderá estruturar melhor sua estratégia de acordo com o que o seu cliente busca e, consequentemente, vender mais.

O que o BI Resolve?

O Business Intelligence serve para auxiliar a tomada de decisão de forma assertiva. Tendo isso em vista, o BI permite o acesso interativo aos dados e informações por pessoas capacitadas a analisá-los e compreendê-los.

Com a ajuda de softwares, ferramentas e programas, o profissional dessa área atua basicamente em quatro pilares:

  • Coleta de dados: ação de filtrar números de relevância para a empresa
  • Organização: ação de organizar e agrupar as informações agregando valor e sentido às mesmas
  • Análise: análise e identificação de elementos que suportem a decisão
  • Ação: a tomada de decisão

Depois disso, ainda é preciso fazer o monitoramento, que é acompanhar os resultados. As métricas e indicadores de desempenho são algumas das informações mais observadas pelos profissionais da área, especialmente quando o objetivo da empresa é vender. Dados como esses são essenciais para qualquer pessoa de uma organização, já que assim pode-se compreender quais acertos e erros estão ocorrendo. Além disso, identificar oportunidades será mais fácil, assim como enxergar erros e riscos.

Como o BI consegue dados?

O BI pode coletar dados de quaisquer fontes incluindo  o site do negócio, as redes sociais ou os aplicativos.

Cada rede como Facebook, Twitter e Instagram, possui a área Analytics, onde os dados das pessoas ficam guardados e são gerados a cada postagem. Muitos usam sistemas Analytics de alguns sites, como as redes sociais, para analisar qualquer interação de usuários com postagens da sua marca que podem servir para ajudar a entender o seu consumidor. Além disso, os comentários e compartilhamentos também serão interessantes para a análise.

Interações com o site próprio do negócio também são importantíssimas. É possível saber em que páginas o usuário foi, por quanto tempo permaneceu em cada uma delas, taxa de rejeição, o que acrescentou ao carrinho, o que tirou, o que olhou. Todas essas ações podem ser úteis e servir para que o profissional de BI entenda o que os clientes estão sentindo sobre a sua organização. Quem decide quais números são mais valiosos são os times de marketing – trabalhando junto com a inteligência de dados, eles conseguem determinar quais são as informações mais preciosas e mais esclarecedoras sobre seus clientes.

Os analistas de BI também podem usar planilhas para a entrada de dados. Neste caso, será necessário organizar e estruturar os dados de forma a garantir sua consistência e significado para serem posteriormente analisados e compreendidos.

O caminho até o Dashboard  

O processo de BI baseia-se na transformação de dados em informação, posteriormente em decisões e finalmente em ações. Outra característica importante é que o BI utiliza um banco de dados analítico (Data Warehouse –  DW) que armazena o acúmulo de dados históricos, dados organizacionais de muitos anos.

O conjunto de dados de uma empresa é mantido de duas formas: pelos sistemas transacionais e pelo Data Warehouse (DW). Nos sistemas transacionais, os usuários executam tarefas de rotina da empresa e geralmente os registros são acessados de forma pontual.

Já nos sistemas com DW, são estudados os direcionamentos estratégicos que a empresa toma e são analisados, além de outras coisas, as ameaças ou oportunidades escondidas. O DW é um dos componentes de um sistema de BI, os outros são: ETL (extração, transformação e carga dos dados); Cubos (estruturas analíticas); Relatórios e Dashboards (painéis de visualização). A modelagem dimensional, característica do BI, é a técnica utilizada para se ter uma visão multidimensional dos dados e não uma visão simplista, como na modelagem transacional.

Antes de uma análise propriamente dita, precisamos modelar os DW, para que eles façam sentido e supram as necessidades da empresa. Tendo em mente que o Data Warehouse é um banco de dados específico para o uso do BI, ele tem características que se diferem dos bancos de dados transacionais, contendo elementos como tabelas especiais.

Após essa modelagem que variam para cada negócio, o processo de ETL começa. Durante ele, os dados são extraídos dos DW, transformados, para que sejam inteligíveis para todos e carregados em painéis, conhecidos como dashboards. Os dashboards podem conter gráficos, indicadores, tabelas e o que mais fizer sentido, para oferecer suporte para a gestão de negócios, segundo Zaidan. “O profissional de Business Intelligence traz uma visão mais estratégica às empresas, saindo do operacional. Assim, a área de TI deixa de ser uma apagadora de incêndio”, explica

Softwares mais usados

Essa área precisa de  infraestrutura de apoio para funcionar adequadamente. Além de um profissional de BI, deve-se buscar  softwares de apoio à análise de dados na empresa.

  1. Tableau:  com uma interface simples, o programa ajuda a organizar dados, analisá-los e apresentá-los. Nele, também é possível responder perguntas rapidamente, além de contar com recursos que ajudam a prever resultados.
  2. Power BI: da Microsoft, ele está em primeiro lugar na votação dos usuários segundo Gartner – site de consulta da tecnologia da informação. O aplicativo consegue se conectar com dezenas de fontes de dados, além de ajudar na visualização, graças aos seus dashboards.
  3. Google Data Studio: A ferramenta gratuita do Google conecta-se a outras fontes de dados, como o Google Sheets, o Trends e o AdWords, facilitando a alimentação do Data Warehouse e criando dashboards interativos e personalizados.

Apesar dos processos serem automatizados por essas ferramentas, para ter 100% de aproveitamento, elas devem ser associadas a expertise do profissional que escolhe e filtra os dados, garantindo eficácia e respostas melhores.

Onde o Business Intelligence é aplicável?

BI é um conceito voltado ao atendimento de pessoas que ocupam posições estratégicas dentro das organizações e que possuem poder de decisão e influência sobre os rumos da empresa. Todas as áreas organizacionais podem almejar o BI, sem exceção.

Os dados disponíveis do BI poderão ser acessados pelos gerentes, analistas e usuários finais, possibilitando a realização de várias tarefas, tais como o processamento analítico online (OLAP).

Quanto tempo dura um projeto de Business Intelligence

Nenhum projeto de BI será curto. Normalmente, eles duram anos. Antes de começar, a empresa precisa ter os dados dos sistemas transacionais, para assim começar a organizá-los e só depois disso, os dados serão decodificados para os dashboards.

É importante ressaltar que um projeto não termina após o desenvolvimento, já que precisa receber manutenções constantemente.

O que a área de BI não resolve?

É difícil falar em limitações de tecnologias com os rápidos avanços que estão acontecendo dentro da área. Mas é preciso ter cuidado com o gigantismo dos projetos de BI.

As empresas devem obter os indicadores estratégicos e essenciais para o negócio e estes serão utilizados nos projetos de BI. É um erro achar que o BI resolverá todos os problemas das organizações.

Como posso aplicar essa inteligência em meu negócio?

Para ter uma área de BI funcionando, é de extrema importância ter uma equipe de Tecnologia da Informação bem estruturada, com visão estratégica de negócios e que possa agir de forma mais interessante quando alinhada com o restante da organização.

Ter um sistema integrado de gestão significa que os profissionais da tecnologia conhecerão o ERP da empresa e poderão buscar melhorias nos processos (BPM). Outro ponto importante para a área é focar em estrutura e segurança. Empresas que têm ambiente tecnológico confiável funcionam melhor. Entenda quais são as necessidades da sua empresa, dê autonomia para seus funcionários terem ideias de progresso com você e incentive a inovação.

Business Intelligence x Big Data 

O Business Intelligence está relacionado a dados assim como o Big Data e isso pode trazer dúvidas. Enquanto o BI lê informações atuais, que estão ocorrendo em tempo real e em volume menor, Big Data analisa um leque mais amplo de informações.

Seus conceitos, aliás, são diferentes: Volume, Velocidade e Variedade são seus maiores lemas. Assim, o Big Data lida com quantidades muito maiores de dados, em uma variedade ainda maior. Suas análises são mais amplas e exigem ferramentas variadas, que possam processar em uma intensidade superior.

O que é LGPD?

E já que estamos falando em dados, vale lembrar que todas as empresas estão passando pelas adaptações necessárias para se adequarem à Lei Geral de Proteção de Dados. Ela entrará em vigor em 2020 e exige que as empresas esclareçam quais informações são coletadas dos usuários e para que finalidades serão usados. Todos esses detalhes deverão estar nos termos e condições de uso de cada plataforma.

A lei também garante que os usuários possam solicitar das empresas um relatório que mostre como e quando seus dados foram usados. A ideia é que o processo fique mais transparente e claro para qualquer pessoa.

Mas não se preocupe, falaremos mais sobre o tema em outra publicação.

Por que ter um BI na empresa?

Por mais que a empresa tenha um plano gerencial bem feito, com o fluxo atual de informações não é possível garantir que uma tomada de decisão sem análise de dados seja correta, causando possíveis prejuízos – tanto financeiros como estruturais –a longo prazo.

Por isso, o Business Intelligence pode ajudar muito o seu negócio, mas vale lembrar que é preciso contar com softwares e a expertise de um profissional. Os analistas da área garantem que as informações sirvam para geração de indicadores em tempo real. Assim, as tomadas de decisão são rápidas e certeiras, trazendo resultados impressionantes para o negócio.